云脉纸质文档管理平台 帮你实现大数据应用

2017-10-30

中国办公室工作人员每年打印或者复印需要多少纸张?如果再加上诸如收费票据、发票、银行账单等这些专用纸张的话又需要多少呢?这个数据如果统计出来,应该会非常壮观吧。

文档,文件

我们可以参考一下美国的案例,有数据显示,美国办公室每年需要用到的纸张数量达到1.6万亿张!这是一个什么概念呢?如果我们将这些纸张从下往上堆叠在一起,他们的高度可以达到珠穆朗玛峰的1.6万倍!这样说足够清晰明了了吧。

暂且忽略这些纸张的使用对环境造成的破坏问题,先想想这么多的纸质文档要如何管理?如果全都分门别类的留档保存,又需要占用多少空间?况且纸质文档不易保存,存在丢失的风险,这时候是否又需要专门指定工作人员去保养核查?

文档管理,文件存档

以政府机关为例,各种各样的公文档案、人事档案、业务档案纷繁杂乱,不同的文档资料存放于不同岗位的工作人员手上,调用时又会产生很大的麻烦,这也造成各个部门之间信息交互和资料共享的壁垒。用户想要档案信息还需亲自到各个档案部门进行查阅,且各个部门之间的档案资源又几乎处于封闭状态,无法实现共享。

同时,受到观念、技术、资金等方面问题的限制,大部分政府机关还未完全实现电子化输入输出,档案电子化程度较低,档案信息检索也是以手工录入为主。中央部门发布的文件,要好几天才能传到到县级机关,而且还是采用邮寄的方式。为了等待领导批示,公务人员往往要四处奔波或者守在领导办公室等待审批。乡镇人员经常为了领取某份文件,开车一个多小时到县委机关去……如此种种,都造成了人力、物力、财力及资源的巨大浪费。

文档管理现状,传统文档管理

根据实际情况,我们可以总结出,传统的纸质文档管理还存在以下六大问题:

一、录入难:纸质文档等数据资料需要人工录入到电脑系统中,工作量繁重,费时费力;

二、共享难:纸质文档很难快速共享给相关人员,在共享经济发展如火如荼的今天,没有一点共享思维显然已经跟不上时代的步伐了;

三、查找难:纸质文档归类储藏后,往往堆积在一起,即使分门别类,也很难快速查找到需要的文档;

四、核对难:电子化的文档很难快速与原文档进行匹配,导致电子信息的准确度验证上比较麻烦;

五、易出错:手工录入大量的纸质信息难免会出现信息错误,一一核对又需要专门安排人员,即便如此,也无法确保百分百准确;

六、效率低:纸质信息无法及时录入系统延缓整个工作流程,工作效率大打折扣。

如今,各行业的办公模式需求随着时代的发展不断的升级,逐渐向现代化、信息化、数据化前进,传统的纸质文档管理已然无法适应互联网快节奏的需求了。因此,无纸化办公的概念被推广开来,无纸化办公并不等于完全摈弃纸的使用,而是借助现代化的工具尽可能的减少低效率、耗费人力物力的情况发生。目前,国内许多企业已陆陆续续的上线了纸质文档管理平台。

云脉纸质文档管理平台,纸质文档管理

为了解决在日常社会经济活动中所产生的海量纸质文档和资料数据的统一存储、协作共享以及安全管理等问题,作为OCR识别领域的全球领先者,厦门云脉科技有限公司特推出了纸质文档管理平台,让各个企业的海量纸质文档管理走上大数据的轨道,实现企业智能化办公。云脉纸质文档管理平台,提供各种纸质文档OCR云识别、云检索和云管理服务,竭力提高各行业的大数据录入和管理效率。

云脉纸质文档管理平台的优势

云脉纸质文档管理平台的功能及其丰富,借助云脉自主研发的OCR技术,图片支持本地导入和拍摄,在经过快速扫描之后,可根据个人需要进行裁切、亮度增强、调整色差、提高图片清晰度等处理。高精度识别文档内容,提取文本,保存之后便可进行自由编辑,导出支持txt、word、双层pdf和以及纯文本pdf。识别语言种类丰富,除了常规的简体、繁体中文,还支持日文、韩文、英文等14种语言的识别。OCR文字识别采用领先于全球的高性能文字识别引擎,文档识别率高达96%以上,识别速度快、识别引擎小。可进行多平台协作,支持PC、安卓、ISO等操作系统。

除了以上所述的基本功能以外,云脉纸质文档管理平台还具有更加人性化的功能。在应对大量文档时,独有的文件夹列表便可对文档进行分门别类的有序管理,独有的排序模式,可按照个人习惯进行排序,随心所欲全面掌控文件资源。重要文件一键星标,在编辑过程中提供简便的联想字符功能,能在问题字符上进行关联词匹配更换,实现文档高效率的修改、校正操作。

将纸质文档电子化其实只是云脉纸质文档管理平台的基础功能,在大数据的时代背景下,要求将海量电子文档“智慧化”,需要让文字信息形成结构化数据,建立文档知识与信息之间的关联性。当你想要调用某个文件或者想要了解某一个知识点时,通过结构化的信息数据进行快速全局检索,瞬间便可抽取相关内容。

云脉纸质文档,纸质文档管理

云脉纸质文档管理平台是基于知识管理的理念,主要用于企业纸质文档资料管理、知识管理,帮助企业进行无纸化文档的全生命周期管理。平台采用领先的文档权限控制和SSL传输加密技术,支持文档的共享和审核协作管理。

云脉助力企业提升竞争力

云脉纸质文档管理平台可帮助企业节约大量的人工成本,无需太多的工作人员执行数据录入与校对。提高了数据录入的效率,实现信息快速同步,增强了企业的竞争力。同时为企业节省了存储纸质文档的空间,公司的纸质文档再也无需为了方便取用而专门分类存放。电子化的备份保障了企业文档资料保存的安全性,有效地避免了纸质文档资料丢失带来的诸多不便。且服务端数据分类管理和共享功能可让各部门的员工快速获取所需要的资料,从而提高企业内部运作的效率。

厦门云脉技术有限公司是一家专注多平台光学字符识别技术的研发与运用,同时在移动互联网技术方面处于领先地位的高新科技企业。公司凭借自身三十余年的技术研发经验与丰富的行业服务经验,目前,业务以涵盖金融、电信、政府、公安、教育等众多领域。

云脉纸质文档管理平台是顺应互联网时代快节奏、高效率的产物,在大数据的背景下,云脉将带领更多行业的企事业单位一起走向文档信息化、智慧化。未来,云脉将保持着一颗赤诚之心,与时代潮流齐头并进,为各行各业提供更加优质的服务。

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