云脉推出纸质文档管理系统,无纸化办公真的来了?

2017-06-19

近年来,纸张在许多方面慢慢失去了人们的宠爱,办公室用纸量正在逐年递减,伴随着平板电脑和手机的快速崛起,谈及了几十年的无纸化办公终于开始走向现实。

早在40年前,我们就提出了“无纸化办公”的概念。在1975年的一期《商业周刊》(Business Week)中,一名来自理特管理顾问公司(ArthurD.LitTLe)的分析师就预计纸张在办公室的使用量将在1980年开始逐渐减少,并在1990年代开始彻底消失。

事实上,职场中“无纸化办公”的分水岭直到2007年才真正出现,因为此后一年中家庭和职场中打印纸张的数量首次出现了明显下滑。另有数据显示,最近五年来职场中对于纸张的使用量已经出现了每年下降1-2%的稳定趋势。应该说,这一趋势的出现同诸如电子签名技术以及平板电脑和移动设备的普及都有着密不可分的关联。

云脉推出纸质文档管理系统,无纸化办公真的来了?

纸张使用量下降趋势之所以延迟,是因为企业开展业务时采用的各种模式的复杂程度远超所有人的想象。InforTrends分析师约翰·谢恩(John Shane)表示,纸质文件在职场持续占据主导,其中60%都是必须打印的文档,表明商业流程的变化十分缓慢。中小企业在摆脱纸张的过程中进度最慢,换言之,他们向办公流程数字化方向发展的速度也最慢。

虽然目前尚未完全进入无纸化办公时代,但无纸化办公是互联网发展下的大趋势,并不意味着今后不会。如今,在很多工作、生活场景中我们都还会涉及到大量纸质文档的录入,传统的手工录入耗时长、效率低,体验极差。针对企业“纸质文档录入难”的问题,厦门云脉推出了纸质文档管理解决方案

云脉纸质文档管理系统操作流程

  1. 拍摄录入:用手机、电脑、iPad等各种终端设备拍摄获取图片,利用OCR识别技术自动识别成可编辑的Word、PDF、TXT等电子文件;
  2. 云端同步、校验:将文档图片的识别结果和文档图片同步到服务器,可同时调出,方便核对和校正;
  3. 云脉推出纸质文档管理系统,无纸化办公真的来了?
  4. 分类管理、便利查找:文档拍摄后将批量文档图片及识别结果分多维度分类存储,终端设备可在服务端用关键字搜索查找所需的文档;
  5. 权限控制:服务端设权限管理,合理控制用户的查阅权限;
  6. 分享文档:快速分享纸质文档信息,大大提高协作办公的效率。

另外,还可将纸质文档用电子化的方式发送执行审批流程。

云脉纸质文档管理解决方案可多平台协作,支持PC、安卓、iOS等操作系统;图像质量优质,拍摄后自动处理图像,图像质量高;识别速度快,在国内同类引擎中识别速度处于领先地位;识别率高,云脉在OCR技术领域处于全球领先水平;引擎小,在手机终端设备占据的空间小,并且运行快;支持14种识别语言,可识别简繁英和多种欧洲语言。

纸质文档管理能为企业带来什么好处?

一、云脉纸质文档管理解决方案可帮助企业节省大量人工成本,不需要太多的工作人员执行数据录入和核对;二、提高数据录入工作效率,使信息快速同步,增加企业竞争力;三、节省存储纸质文档的空间,纸质的文档不需要为方便取用而专门分类存放;四、增加企业文档资料保存的安全性,电子化的备份有效地避免了纸质文档资料的丢失带来的许多不利;五、服务端数据分类管理及共享让员工可快速获取所需的资料,从而提高企业或机构运作的效率。

云脉推出纸质文档管理系统,无纸化办公真的来了?

相对于传统的手工录入方式来说,OCR(光学字符识别)智能识别录入具有强大的优势,OCR识别的速度远快于手工录入,节省了大量人力资源,优化资源配置,使人员分配于更加有意义的工作。OCR技术可以为用户提供高效率、低成本的数据采集方案,从而为业务快速发展提供有力的支撑。

过去几年,无纸化办公的概念发生了显着的转变。无纸化办公实行网络化办公使得纸质文件大量减少,印刷、用纸等办公费用也相应缩减。电子文件的使用及网络互联的开通,节约了发送纸质文件所需的邮资、路费、通讯费和人力,有效提高了办公效率,而且节省大量相关办公开支。在这个互联网高速发展的时代,移动端、PC端相结合的无纸化办公系统无疑是企业提升行业竞争力的重要手段!

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